DPA-Deposit est un volet de transmission numérique qui vous permet de déposer ou d’envoyer des documents à n’importe quel tribunal belge, ou encore à vos confrères et à de tierces parties. Vous chargez les documents dans votre DPA-Box, et vous pouvez les envoyer ensuite par DPA-Deposit.
Non. DPA-Deposit est une manière parmi d’autres de déposer vos documents auprès du tribunal ou de les envoyer à des confrères ou à des tiers.
Mais, si vous voulez procéder au dépôt électronique d’un document, vous ne pouvez le faire que via DPA-Deposit. L’accès à e-Deposit a été fermé le 17 octobre 2018 à tous les avocats ainsi qu’à leurs collaborateurs administratifs (non-avocats).
Le 16 octobre 2018 a été publié l’Arrêté royal modifiant l’Arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l’article 32ter du Code judiciaire. Il stipule que le ministre de la Justice peut imposer à certains groupes professionnels d’utiliser des systèmes informatiques gérés par leur organisation professionnelle pour avoir accès aux systèmes informatiques de la Justice. L’Arrêté royal a été immédiatement suivi d’un Arrêté ministériel qui stipule, avec prise d’effet immédiate, que, pour les avocats, l’accès aux systèmes e-Box et e-Deposit se fait via le système DPA avec la carte d’avocat.
Oui. Outre le dépôt de conclusions et dossiers de pièces via DPA-Deposit, vous pouvez désormais aussi transférer en ligne tout type de courrier et de requêtes au greffe.
Vous recevrez automatiquement un accusé de réception à chaque dépôt.
Cela veut dire que pratiquement tout type de communication avec les cours et tribunaux peut s’effectuer via DPA-Deposit : déclarations d’intervention, lettres et demandes de constation, calendrier d’échange de conclusions, requêtes d’appel et demandes d’obtention d’une date de plaidoirie...
Sont exclus les assignations et les P.V. d’apparition volontaire.
Songez que, via nos services, vous pouvez envoyer tous vos documents de manière sécurisée et, le cas échéant, d’un seul et même geste en copie à un confrère ou à un tiers (client, expert judiciaire…). Outre la cour ou le tribunal, il vous suffit de sélectionner également l'avocat et le tiers.
Vous souhaitez déposer une requête ?
Une nouvelle requête se fait via le bouton « + Nouveau dépôt » en choisissant « Acte introductif ». Pour chaque acte introductif (requête), le numéro de rôle provisoire est créé automatiquement. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle requête sur base d’un dossier existant, vous gagnerez beaucoup de temps parce que les destinataires, références, etc., sont déjà préremplis. Vous trouverez le bouton « Nouveau dépôt depuis le dossier » via le bouton « Dupliquer », par ex. dans l’aperçu du dossier, ou via le bouton « Nouveau dépôt » sur la page des détails du dossier.
Nous vous recommandons en outre de donner comme nom de fichier au document envoyé, par exemple, le nom de la partie, le type de document (requête, lettre…), l’article du code judiciaire, etc. Vous aidez ainsi le greffier qui doit traiter le document.
N’oubliez pas que, si le paiement de frais de rétribution est nécessaire, il vous faut en joindre au préalable une preuve de paiement. Pour ce faire, scannez-la séparément et joignez-la à votre dépôt DPA-Deposit. Vous trouverez également ici le numéro de compte spécifique du tribunal ou de la cour.
Non. Si vous pouvez envoyer pratiquement tout type de communication avec les cours et tribunaux via DPA-Deposit (déclarations d’intervention, lettres et demandes de constation, calendrier d’échange de conclusions, requêtes d’appel et demandes d’obtention d’une date de plaidoirie...), les assignations et les P.V. d’apparition volontaire en sont exclus.
Pour chaque acte introductif (requête) qui se fait via le bouton « + Nouveau dépôt » en choisissant « Acte introductif », le numéro de rôle provisoire est créé automatiquement.
Nous vous recommandons en outre de donner comme nom de fichier au document envoyé, par exemple, le nom de la partie, le type de document (requête, lettre…), l’article du code judiciaire, etc. Vous aidez ainsi le greffier qui doit traiter le document.
Si le paiement de frais de rétribution est nécessaire (20 €), il vous faut en joindre au préalable une preuve de paiement. Pour ce faire, scannez-la séparément et joignez-la à votre dépôt DPA-Deposit. Vous trouverez également ici le numéro de compte spécifique du tribunal ou de la cour.
Dois-je signer ma requête ?
Il règne encore un certain flou quant à la signature de ce document, car l’art. 743, § 3 du C.jud. dispense de la signature pour les dépôts électroniques (le système lui-même assurant l’identification et l’authentification de l’expéditeur) ; mais cette dispense ne concerne que les conclusions. Pour ce qui est des requêtes, l’art. 1034 ter, 3e al. du C.jud. stipule que la signature est obligatoire sous peine de nullité. Voilà pourquoi nous vous recommandons de signer les requêtes manuellement avec un stylo à l’encre et d’en envoyer un scan ou bien de les prévoir d’une signature digitale certifiée (par ex via DPA-Sign-A-Doc.
Ce résumé vous montre sur quels documents il faut apposer une signature électronique
| Communication | Le « type document » dans e-Deposit ou DPA | Signer |
| Lettre | « Lettre au tribunal » | Oui |
| Requête | « Lettre au tribunal » | Oui |
| Conclusion | « Conclusion » | Non (art.743 du C.jud.) |
| Dossiers de pièces | « Dossiers de pièces » | Ne s'applique pas |
Tous les tribunaux sont accessibles via DPA-deposit. Via DPA-deposit, vous pouvez également contacter les tribunaux aui ne relèvent pas de la justice.
Si ces tribunaux fonctionnent de manière numérique (via E-deposit), vous pouvez également envoyer électroniquement des conclusions et des documents via DPA-deposit. S’ils ne fonctionnent pas encore numériquement, vous pouvez choisir parmi d’autres canaux.
Vous envoyez vos documents à ces tribunaux par différents canaux en un seul clic, à partir d’un même environnement.
Csam est pris en charge par tous les navigateurs courants. Des problèmes peuvent parfois survenir avec Firefox et Safari. Essayez alors avec un autre navigateur. Si vous rencontrez des problèmes avec Csam, surfez sur sma-help.fedict.belgium.be/fr ou contactez le service desk de Csam.
L’intégration de la DPA à différents logiciels de cabinet est en cours. Si vous avez des questions concrètes à ce propos, veuillez prendre contact avec votre fournisseur de logiciel.
Tous les développeurs de logiciels de cabinet ont reçu les informations nécessaires pour intégrer la DPA dans leur logiciel. Vous pourrez ainsi déposer des documents auprès du tribunal depuis votre outil bureautique habituel. Dans le même temps, vous pourrez communiquer avec vos confrères ou avec des tiers. Prenez contact avec votre propre fournisseur de logiciel pour connaître l’état d’avancement de l’intégration.
Tous les navigateurs internet courants (Edge, Firefox, Chrome, Safari,…) sont pris en charge pour le fonctionnement de DPA-Deposit.
Internet Explorer est en revanche de plus en plus déconseillé, puisque ce navigateur n’est pratiquement plus pris en charge par Microsoft. Si, néanmoins, vous souhaitez tout même utiliser Internet Explorer, nous vous conseillons de suivre les étapes décrites dans ce manuel.
Tous les logiciels peuvent intégrer la plateforme DPA et DPA-Deposit. Plusieurs ont déjà procédé à cette intégration. Prenez contact avec votre fournisseur de logiciel pour en connaître l’état d’avancement.
Non. Vous devez accepter les conditions générales avant d’avoir accès à la DPA-Box et de pouvoir effectuer un dépôt.
Si vous n’avez pas encore accepté les conditions générales, vous pouvez certes recevoir des documents, mais non les consulter. Si vous avez reçu un document dans votre DPA-Box, vous recevez un e-mail qui vous en avertit. Si vous voulez aussi consulter le document, vous devrez d’abord vous enregistrer et accepter les conditions générales.
Oui, tout comme avec e-Deposit, vous recevez une confirmation du tribunal. Vous recevez un e-mail avec un lien vers l’application, où vous retrouverez l’accusé de réception.
Si, à cause de l’une ou l’autre défaillance technique, le dépôt électronique se passe mal ou ne se déroule pas dans les temps, vous pouvez réclamer une « attestation de dysfonctionnement ». Cette attestation tient lieu de preuve du dysfonctionnement du système informatique de la Justice, ou du système DPA relié au système informatique de la Justice, au sens de l’article 52, troisième et quatrième alinéas, du Code judiciaire. Elle peut être invoquée comme preuve de force majeure, comme le prévoient les articles 5 et 9 de l’Arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l’article 32ter du Code judiciaire. (voir conditions générales art. 14)
Via la DPA, vous pouvez joindre tous les tribunaux belges. Vous pouvez joindre ceux qui peuvent recevoir des documents numériques par le canal électronique de DPA-Deposit. Quant aux tribunaux qui ne sont pas encore reliés à l’un ou l’autre système numérique de la Justice, vous pouvez les joindre par le canal bpost de DPA-Deposit.
Si vous utilisez cette option, n’oubliez pas de tenir compte du moment de livraison. Comme pour une lettre ordinaire, l’heure d’arrivée au greffe tient lieu d’heure de dépôt.
Vous pouvez effectuer des dépôts auprès de tous les tribunaux belges via DPA-Deposit. Les tribunaux déjà reliés à un système de réception numérique de la Justice (tel que e-Deposit ou e-Box) peuvent être joints par le canal électronique de DPA-Deposit. Les tribunaux qui ne sont pas encore en mesure de recevoir des documents numériquement peuvent être joints par le canal bpost de DPA-Deposit. La DPA s’occupe dans ce cas de l’impression, de la mise sous enveloppe et de la remise du document chez bpost pour envoi. Vous pouvez ainsi joindre tous ces tribunaux depuis votre ordinateur.
Cela varie d’un tribunal à l’autre. Si vous envoyez des documents au tribunal par le canal électronique, ceux-ci arriveront soit automatiquement dans une banque de données de documents de la Justice, soit ils sortiront automatiquement de l’imprimante.
Pour les tribunaux qui ne peuvent pas encore recevoir de documents électroniquement, vous pouvez sélectionner le canal lettre. Les documents arrivent alors par courrier classique (par la poste). Avec le canal lettre, vous sélectionnez vous-même si vous souhaitez une impression en noir et blanc ou en couleur. Ce mode d’envoi est assorti de frais supplémentaires. Vous trouverez plus d’informations sur la tarification pratiquée par la DPA dans une autre rubrique de cette foire aux questions.
Oui. Ces règles sont fixées par type de tribunal. Un exemple du format requis figure à côté du champ à compléter dans DPA-Deposit (sauf pour les tribunaux de police et les justices de paix).
Le format du numéro de rôle est toujours validé. Quand le numéro de rôle n’est pas connu pour le tribunal sélectionné, une erreur de validation s’affiche. Dans ce cas, vous ne pouvez pas envoyer le document par le canal électronique. Les autres canaux restent toutefois possibles.
Si vous ne connaissez pas le numéro de rôle exact, vous pouvez pour certains tribunaux (tribunaux de police et justices de paix) le chercher dans toutes les affaires où vous êtes impliqué pour le tribunal sélectionné.
En cas de dépôt électronique réussi auprès du tribunal, les systèmes de la Justice vous enverront (tant à l’avocat qu’à son assistant si ce dernier a effectué le dépôt) un accusé de réception par e-mail.
Si vous envoyez des documents par lettre recommandée, vous recevez un mail avec tracking code, de façon que vous puissiez suivre votre envoi.
Grâce aux codes couleur qui accompagnent les envois dans l’application, vous voyez aussi si un envoi a abouti ou pas. Cliquez sur l’envoi en question pour voir en détail quels documents sont passés ou non.
Si, à cause de l’une ou l’autre défaillance technique, le dépôt électronique se passe mal ou ne se déroule pas dans les temps, vous pouvez réclamer une « attestation de dysfonctionnement ». Cette attestation tient lieu de preuve du dysfonctionnement du système informatique de la Justice, ou du système DPA relié au système informatique de la Justice, au sens de l’article 52, troisième et quatrième alinéas, du Code judiciaire. Elle peut être invoquée comme preuve de force majeure, comme le prévoient les articles 5 et 9 de l’Arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l’article 32ter du Code judiciaire.(voir conditions générales art. 14)
Le principe général est que le moment du dépôt est celui de l’arrivée au greffe.
En vertu de l’article 52 du Code judiciaire, la procédure par voie électronique n’est toutefois pas liée aux heures d’ouverture du greffe. L’envoi de conclusions et pièces par le canal électronique de DPA-Deposit peut se faire 24h/24, 7j/7. Mais si vous effectuez votre dépôt le dernier jour d’un délai, nous vous recommandons de faire l’enregistrement auprès de la DPA au moins deux heures avant la fin de la journée (donc avant 22 h). La date de réception est celle correspondant au moment où la réception est constatée par le système e-Deposit. Pour une lettre ou une lettre recommandée, le principe retenu est que, si elle est enregistrée pour envoi avant 16 h auprès de la DPA, elle partira vers bpost le jour même. À partir de là, c’est la durée de traitement normale chez bpost qui s’applique. Il va sans dire qu’ici, la date de dépôt est celle de la réception au greffe.
En vertu de l’article 52 du Code judiciaire, la procédure par voie électronique n’est pas liée aux heures d’ouverture du greffe.
L’envoi de conclusions et pièces par le canal électronique de DPA-Deposit peut se faire 24h/24, 7j/7. Mais si vous effectuez le dépôt à la date ultime d’un délai, vous devez tenir compte du fait que la DPA effectue le dépôt électronique via le système e-Deposit du SPF Justice. Il peut dès lors s’écouler quelque temps (normalement quelques secondes, ou quelques minutes s’il s’agit de nombreux documents) avant que le dépôt enregistré auprès de la DPA n’arrive effectivement à la Justice. Pour les dépôts où la date et l’heure sont critiques (le dernier jour utile), nous vous recommandons dès lors de faire l’enregistrement auprès de la DPA au moins deux heures avant la fin de la journée (donc avant 22 h). Il reste ainsi suffisamment de temps pour transférer les documents du système DPA au système e-Deposit.
Si un problème technique survient inopinément lors du transfert de la DPA à e-Deposit, vous pouvez réclamer une attestation à la DPA. Cette attestation documentera en détail le dysfonctionnement des systèmes informatiques. Vous pourrez le cas échéant invoquer la prolongation du délai de dépôt jusqu’au jour ouvrable suivant, telle que prévue à l’article 52, troisième et quatrième alinéas, du Code judiciaire.
Pour une lettre ou une lettre recommandée, le principe qui s’applique est que, si la lettre est enregistrée pour envoi avant 16 h auprès de la DPA, elle sera encore présentée chez bpost le jour même. À partir de là, c’est la durée de traitement normale chez bpost qui s’applique. Il va sans dire que la date de dépôt est celle de la réception au greffe. L’utilisation de la DPA pour l’envoi de lettres par le canal traditionnel de la poste ne peut en effet pas être qualifiée de « procédure par voie électronique ».
Non : contrairement à ce que disent certains greffes, les requêtes envoyées via DPA-Deposit sont téléchargées le jour même de leur envoi, indépendamment de l’heure.
Le principe général est que le moment du dépôt est celui de l’arrivée au greffe.
En vertu de l’article 52 du Code judiciaire, la procédure par voie électronique n’est pas liée aux heures d’ouverture du greffe. L’envoi de conclusions, pièces et requêtes par le canal électronique de DPA-Deposit peut se faire 24h/24, 7j/7. Mais si vous effectuez votre envoi le dernier jour d’un délai, nous vous recommandons de faire l’enregistrement auprès de la DPA au moins deux heures avant minuit (donc avant 22 h). La date de réception est celle de son enregistrement par le système e-deposit.
Non. L’art. 743 du Code judiciaire stipule : les parties mentionnent dans leurs conclusions leurs nom, prénom et domicile ou adresse judiciaire électronique, ainsi que le numéro de rôle de la cause.
Les personnes morales justifient de leur identité selon les modalités prévues à l’article 703.
Les conclusions qui n’ont pas été déposées au moyen du système informatique visé à l’article 32ter sont signées par les parties ou leur conseil.
Oui. DPA-Deposit permet d’accéder également à d’autres juridictions qui ne relèvent pas du SPF Justice.
Vous pouvez envoyer des documents à toutes les cours et tous les tribunaux par au moins un canal.
Oui. Vous pouvez envoyer des documents aux cours et tribunaux, avocats et tiers via DPA-Deposit.
DPA-Deposit contient les données de tous les avocats inscrits à un barreau.
L’avocat reçoit ces documents dans l’application DPA-Deposit. S’il ne s’est jamais connecté à la plateforme DPA auparavant, il recevra un mail pour le prévenir qu’il y a des documents à sa disposition.
Oui. Outre le dépôt de conclusions et dossiers de pièces via DPA-Deposit, vous pouvez désormais aussi transférer en ligne tout type de courrier et de requêtes au greffe.
Vous recevrez automatiquement un accusé de réception à chaque dépôt.
Cela veut dire que pratiquement tout type de communication avec les cours et tribunaux peut s’effectuer via DPA-Deposit : déclarations d’intervention, lettres et demandes de constation, calendrier d’échange de conclusions, requêtes d’appel et demandes d’obtention d’une date de plaidoirie...
Sont exclus les assignations et les P.V. d’apparition volontaire.
Songez que, via nos services, vous pouvez envoyer tous vos documents de manière sécurisée et, le cas échéant, d’un seul et même geste en copie à un confrère ou à un tiers (client, expert judiciaire…). Outre la cour ou le tribunal, il vous suffit de sélectionner également l'avocat et le tiers.
Vous souhaitez déposer une requête ?
Une nouvelle requête se fait via le bouton « + Nouveau dépôt » en choisissant « Acte introductif ». Pour chaque acte introductif (requête), le numéro de rôle provisoire est créé automatiquement. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle requête sur base d’un dossier existant, vous gagnerez beaucoup de temps parce que les destinataires, références, etc., sont déjà préremplis. Vous trouverez le bouton « Nouveau dépôt depuis le dossier » via le bouton « Dupliquer », par ex. dans l’aperçu du dossier, ou via le bouton « Nouveau dépôt » sur la page des détails du dossier.
Nous vous recommandons en outre de donner comme nom de fichier au document envoyé, par exemple, le nom de la partie, le type de document (requête, lettre…), l’article du code judiciaire, etc. Vous aidez ainsi le greffier qui doit traiter le document.
N’oubliez pas que, si le paiement de frais de rétribution est nécessaire, il vous faut en joindre au préalable une preuve de paiement. Pour ce faire, scannez-la séparément et joignez-la à votre dépôt DPA-Deposit. Vous trouverez également ici le numéro de compte spécifique du tribunal ou de la cour.
Pour l’instant, ce n’est pas possible via la DPA.
Non. Les documents ne peuvent être envoyés qu’en PDF.
Certains dossiers peuvent être volumineux. Actuellement, la limite par document à charger est de 20 MB (en raison de limitations chez FEDICT).
Les documents de plus de 20 MB doivent être scindés en plusieurs fichiers. Nous vous indiquons infra comment faire. Veillez aussi à ce que votre fichier PDF ne soit pas protégé par un mot de passe. Il pourrait dans ce cas être illisible pour le destinataire.
Non. Depuis le 19 février 2019, le canal fax pour le dépôt de documents auprès des cours et tribunaux via DPA-Deposit est fermé.
Le fax est un moyen de communication obsolète qui n’est plus utilisé que rarement, et les tribunaux ne sont pas tous joignables par fax. De plus en plus de greffes donnent la préférence au canal numérique, qui réduit la charge de travail et pour lequel il existe un cadre légal clair.
Vous pouvez bien sûr continuer à utiliser les autres canaux de DPA-Deposit : envoi électronique aux systèmes informatiques de la Justice ou par lettre (recommandée) via bpost.
Si vous souhaitez réaliser un nouveau dépôt sur base d’un dossier existant, vous gagnerez beaucoup de temps parce que les destinataires, références, etc., sont déjà préremplis. Vous trouverez le bouton « Nouveau dépôt depuis le dossier » via le bouton « Dupliquer », par ex. dans l’aperçu du dossier, ou via le bouton « Nouveau dépôt » sur la page des détails du dossier.
Vous devez bien entendu payer à nouveau pour ce faire.
Comparez cela à un envoi par la poste. Si vous oubliez d’insérer un document dans l’enveloppe, vous devrez envoyer une nouvelle lettre dans une nouvelle enveloppe timbrée.
L'application DPA-Deposit peut être utilisée pour envoyer un dossier de pièces structuré. Cela signifie que :
Non. Une transaction est toujours liée à une seule affaire. Vous devez introduire un numéro de rôle.
La taille maximale est de 20 MB par fichier. Vous pouvez aisément réduire la taille d’un fichier PDF trop volumineux en le scindant en plusieurs fichiers.
Pour scinder des documents PDF, nous vous recommandons de contacter en premier lieu votre département IT. Si vous ne disposez pas d’un département IT, vous pouvez aussi installer vous-même un logiciel.
Nous vous déconseillons vivement d’utiliser un service web en ligne, en raison du côté sensible des informations. Les informations ci-dessous ne sont données qu’à titre indicatif. Vous les utilisez sous votre propre responsabilité. PDFsam Basic (https://www.pdfsam.org/) est une application de bureau open source gratuite qui permet de scinder, assembler, faire pivoter des documents PDF. (La documentation est basée sur la version 3.3.2.)
Après l’installation, vous avez le choix entre plusieurs tuiles :
Sélectionnez votre fichier source, la taille à laquelle vous voulez le couper (par exemple 10 MB), l’emplacement du fichier de sortie, et cliquez sur « Exécuter ».
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Ouvrir ».
Votre explorateur de fichiers s’ouvre à l’emplacement des fichiers :
Le document a été scindé en plusieurs fichiers de 10 MB et le nom de chaque fichier est précédé du numéro de la page où le document a été coupé. Vous pouvez à présent charger les documents sans dépasser la limite de 20 MB.
Oui. Tous les avocats actifs peuvent effectuer un envoi pour leurs collègues actifs au sein du cabinet. Choisissez au nom de quel avocat vous souhaitez effectuer un envoi dans l’application DPA-Deposit.
Tous les avocats d’un cabinet peuvent consulter tous les dossiers DPA-Deposit des avocats de ce même cabinet.
Les documents chargés peuvent être supprimés tant que le dépôt n’a pas été envoyé. Cliquez sur la corbeille.
Dès que le dépôt a été envoyé, les documents ne peuvent plus être supprimés.
Dans l’application DPA-Deposit, vous trouvez un aperçu des documents envoyés et reçus. Vous ne pouvez pas les supprimer.
Un avocat sous « suspension disciplinaire » peut encore se connecter à la DPA. Il peut consulter des dépôts précédemment envoyés/reçus, mais ne peut plus en effectuer lui-même. Un avocat/collaborateur du même cabinet peut en revanche encore effectuer des dépôts dans ces dossiers. Il le fait alors en son propre nom, mais non à celui de l’avocat suspendu.
Un avocat radié du tableau de l’Ordre ne peut plus se connecter à la DPA.
Oui. Les dossiers personnels et les dossiers associés à un cabinet y restent liés. Vous pouvez certes consulter à tout moment tous les dépôts dans un dossier via la DPA, mais vous ne pouvez plus y effectuer d’opérations.
Dans une phase ultérieure, ces dossiers pourront déménager avec vous vers votre nouveau cabinet.
Oui. Vous pouvez toujours déposer physiquement des documents auprès du greffe. Vous voulez gagner du temps ? Essayez DPA-Deposit.
Quand un avocat envoie des documents à un confrère par DPA-Deposit, ceux-ci arrivent dans la DPA-Box du destinataire.
L’avocat destinataire est averti par mail de l’arrivée de nouveaux documents dans l’application DPA-Deposit.
Oui. Vous pouvez joindre une lettre de couverture à votre conclusion. Si vous chargez cette lettre sous « Conclusion » dans un même dépôt, cela n’occasionnera aucun frais supplémentaire.
Les avocats paient pour utiliser la plateforme. Les revenus ainsi générés sont investis dans l’extension de la DPA, afin qu’elle devienne une plateforme de communication universelle entre les avocats et les autres acteurs de la Justice.
Vous trouverez ici un aperçu général de la tarification.
Depuis septembre 2018, vous recevez chaque mois une facture pour vos dépôts du mois écoulé.
Les factures sont établies et envoyées par cabinet ou bureau personnel.
Veuillez noter que, dans certains cas exceptionnels, il peut arriver qu’une transaction effectuée le dernier jour du mois ne soit facturée que le mois suivant. Le dépôt peut parfois être effectué avec un certain retard, de sorte qu’il n’est créé en tant que « billable item » qu’après son traitement réussi, c’est-à-dire le lendemain.
Vous pouvez adapter vous-même les données de facturation en procédant comme suit :
Connectez-vous avec votre carte d’identité électronique au volet privé de l’Ordre des Barreaux francophones et germanophone (surfez sur www.avocats.be et cliquez sur « Pour les avocats »).
Choisissez l’organisation dont vous souhaitez adapter les données de facturation.
(Si, lors de votre choix d’organisation, vous ne voyez pas s’afficher les bons cabinets, prenez contact avec votre barreau principal pour effectuer la modification requise.)
Cliquez sur « Paramètres » –> « mon organisation » –> « gestion de la facturation ».
Adaptez les données.
Cliquez sur « Facturation – adapter les paramètres » pour sauvegarder.
Non. Une seule facture est envoyée par mois par cabinet. Dans le détail de la facture apparaissent les différentes transactions.
Un mandat est donné dans le contexte d’un cabinet. L’assistant choisit pour quel cabinet il/elle souhaite effectuer des opérations. Si un mandat ne lui a été donné que pour un seul cabinet, ce menu de choix n’apparaît pas.
Oui. Votre assistant (non-avocat) peut effectuer des opérations en votre nom sur la plateforme DPA.
Vous pouvez mandater votre assistant via les paramètres de la plateforme DPA. Votre assistant pourra ensuite se connecter via eID ou Itsme.
Consultez le manuel ici.
Normalement, la personne qui confie un mandat doit d’abord se connecter avec sa carte d’avocat puis avec la carte eID du mandataire. À distance, cela peut se faire par l’authentification itsme du mandataire.
1. Cliquez sur « Ajouter un nouveau mandat »
2. Choisissez le type de mandat et cliquez sur « Suivant »
3. Cliquez sur « Charger les données personelles »
4. Cliquez sur « itsme »
5. Introduisez le numéro mobile du collaborateur que vous souhaitez mandater
6. Le collaborateur reçoit un message d’acceptation sur son smartphone.
7. Après acceptation, les données du collaborateur seront automatiquement chargées. Il faut encore ajouter l’adresse e-mail, confirmer et le mandat est attribué.
Oui. Un mandat est personnel.
Un avocat peut bien sûr mandater plusieurs assistants. Mais il doit le faire dans le contexte d’un cabinet et d’un assistant à la fois.
Un assistant peut donc recevoir mandat de plusieurs avocats au sein d’un même cabinet. Il sélectionne alors pour quel avocat il/elle veut effectuer une opération.
Si un assistant reçoit mandat de plusieurs avocats travaillant dans des cabinets différents, il/elle doit alors sélectionner pendant la procédure de connexion pour quel cabinet il/elle veut se connecter.
Non. Un mandat est personnel. Vous ne pouvez donc effectuer de dépôts qu’au nom des avocats qui vous ont mandaté.
La délégation est liée à une personne et à un cabinet. La personne mandatée voit exactement la même chose que l’avocat. Elle peut voir toutes les transactions que l’avocat a effectuées, même lorsqu’elle était encore attachée à un autre cabinet.
Quand un avocat change de cabinet, le mandat qu’il a donné à un assistant prend fin. L’assistant n’aura plus accès au dossier DPA-Deposit de l’avocat.
Un avocat peut mandater n’importe quel citoyen (non-avocat), donc aussi un intermédiaire. Cette personne peut alors effectuer des opérations sur la plateforme DPA au nom de l’avocat. Pour le moment, il s’agit du dépôt de documents auprès du tribunal ou de l’envoi de documents à des avocats ou à de tierces parties.
En tant qu’assistant, vous avez le choix entre eID et Itsme pour vous connecter.
Des questions ou des problèmes avec Csam ? Surfez sur sma-help.fedict.belgium.be/fr ou contactez le service desk de Csam.
Normalement, vous utilisez aussi Csam pour vous connecter à Tax-on-web ou MyPension, des sites des pouvoirs publics. Vous pouvez éventuellement tester via ces applications si la connexion par Csam fonctionne et, au besoin, adapter la configuration.
Oui. Vous pouvez donner mandat à plusieurs assistants dans le contexte d’un même cabinet. Vous devez le faire assistant par assistant, parce que le mandat est personnel. L’assistant doit donc être présent pour faire lire son eID et introduire son code PIN. C’est alors seulement que vous pourrez finaliser le mandat.
Si vous travaillez dans plusieurs cabinets, vous pouvez mandater des assistants dans tous vos cabinets. Vérifiez toutefois dans le contexte de quel cabinet vous êtes connecté.
Oui. Un avocat donne, en sa qualité et dans le contexte d’un cabinet, un mandat à un assistant. Cela implique que l’assistant peut effectuer des dépôts au nom de l’avocat.
Si vous recevez mandat de plusieurs avocats au sein du même cabinet, vous sélectionnez alors pour quel avocat vous souhaitez effectuer une opération.
Si vous recevez mandat de plusieurs avocats travaillant dans différents cabinets, vous sélectionnez pendant la procédure de connexion le cabinet pour lequel vous voulez vous connecter.
L’avocat qui a donné le mandat peut aussi le supprimer. Cliquez pour ce faire sur la corbeille à côté du mandat. Chaque avocat qui a mandaté l’assistant devra supprimer son mandat.
Le mandat expire automatiquement après deux ans et un nouveau mandat doit être créé.
Un mandat expire automatiquement après deux ans. Vous devez alors en créer un nouveau.
Si vous voulez supprimer le mandat plus tôt, allez dans les paramètres, où vous aurez une vue d’ensemble des mandats que vous avez décernés. Cliquez sur la corbeille à côté de celui que vous souhaitez supprimer.
Ce n’est malheureusement pas possible. Toutes les transactions que vous avez effectuées et les documents que vous avez conservés sur la plateforme DPA sont liés à votre personne et/ou à votre cabinet, et ne peuvent être simplement transférés à un autre titulaire. Vous pouvez par contre donner mandat à votre successeur (repreneur, avocat administrateur...) pour qu’il ait accès à tous les dossiers gérés par vous.
Afin de donner un mandat valable, le cédant doit être actif au barreau. Et cedit mandat perd toute validité dès lors que le cédant met fin à son activité. Il lui faut donc accorder ce mandat à temps – c’est-à-dire avant de se désinscrire du tableau, pour que le repreneur puisse consulter ou télécharger ces transactions ou documents. Pour ce faire, il devra toutefois s’identifier sur la plateforme en tant que mandataire et non en tant qu’avocat (titulaire).
Même pour les dépôts qui s’effectuent par un canal électronique reconnu légalement (DPA-Deposit ou e-Deposit), il ne peut pas y avoir de garantie totale a priori de réussite du dépôt. Tous les systèmes informatiques sont faillibles. Si ces canaux échouent, l’utilisateur en sera averti presque immédiatement. La défaillance des systèmes informatiques est considérée comme un motif de force majeure dans le chef de l’avocat déposant. En cas d’échec du dépôt le dernier jour du délai, un jour (ouvrable) supplémentaire lui est accordé par la loi (art. 52 du Code judiciaire) pour effectuer valablement le dépôt.
Pour les dépôts qui se font par le canal électronique (via les systèmes informatiques du SPF Justice), l’expéditeur recevra un accusé de réception avec timbre horodateur délivré par les systèmes de la Justice via un e-mail à l’avocat et, le cas échéant, à l’assistant qui a effectué le dépôt au nom de l’avocat.
Pour les dépôts qui s’effectuent par le canal non numérique (bpost), la DPA ne peut donner aucune garantie de succès de la livraison, ni de date et heure de la livraison. Cela dépend en effet par trop de facteurs externes qui échappent au contrôle de la DPA. Vis-à-vis des utilisateurs du canal non numérique, la DPA ne contracte dès lors qu’un engagement de moyens, celui (a) d’organiser la livraison selon les procédures décrites et (b) de donner, quand la chose est possible, un feedback à l’utilisateur en l’informant du résultat de l’envoi lorsqu’il est connu de la DPA.
Si l’utilisateur souhaite avoir la certitude que le dépôt a bien eu lieu, ou s’il souhaite en connaître la date et l’heure, il doit recevoir une confirmation du greffe à ce propos.
Les documents que vous chargez vous-même ou que vous recevez sont conservés dans votre application DPA-Deposit. Ces documents sont conservés sur le territoire européen conformément à la législation européenne relative à la protection des données. Vous seul pouvez consulter ces documents lorsque vous êtes connecté avec votre carte d’avocat. Les avocats de votre cabinet ou les collaborateurs à qui vous avez octroyé individuellement certains droits ont également accès à ces documents.
Ni l’équipe DPA, ni les organisations derrière la DPA n’ont accès à vos documents.
Dans DPA-Deposit, vous voyez s’afficher une liste de tous les avocats. Sélectionnez le barreau ou tapez les premières lettres du nom de l’avocat dans le champ de recherche pour restreindre votre choix.
Quand vous cliquez sur le nom d’un avocat dans la liste, vous voyez apparaître l’adresse de son cabinet. Ainsi, vous pouvez être sûr de sélectionner le bon avocat, même dans le cas de noms qui prêtent à confusion (deux avocats qui portent le même nom).
Prenez contact avec le Service Desk via :
Heures d’ouverture : tous les jours ouvrables de 8h30 à 17h
Vérifiez si un antivirus n’est pas actif sur votre ordinateur. Vous pouvez le désactiver provisoirement et réessayer.
Vérifiez si un deuxième lecteur de carte (d’une banque par exemple, ou d’Isabel6) n’est pas branché sur votre ordinateur.
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Désinstallez eaZyLink via « Supprimer et ajouter des programmes ».
Installez-le ensuite à nouveau.
Si un problème technique survient inopinément lors du transfert de DPA-Deposit vers un des systèmes numériques de la Justice, vous pouvez réclamer une attestation à la DPA. Cette attestation documentera en détail le dysfonctionnement des systèmes informatiques. Vous pourrez ensuite invoquer la prolongation du délai de dépôt jusqu’au jour ouvrable suivant, telle que prévue à l’article 52, troisième et quatrième alinéas du Code judiciaire.
Vous pouvez sélectionner la langue de votre choix en haut à droite. En principe, vous ne devrez le faire qu’une seule fois. Votre choix sera mémorisé.
La taille maximale est de 20 MB par fichier. Vous pouvez aisément réduire la taille d’un fichier PDF trop volumineux en le scindant en plusieurs fichiers.
Pour scinder des documents PDF, nous vous recommandons de contacter en premier lieu votre département IT. Si vous ne disposez pas d’un département IT, vous pouvez aussi installer vous-même un logiciel.
Nous vous déconseillons vivement d’utiliser un service web en ligne, en raison du côté sensible des informations. Les informations ci-dessous ne sont données qu’à titre indicatif. Vous les utilisez sous votre propre responsabilité. PDFsam Basic (https://www.pdfsam.org/) est une application de bureau open source gratuite qui permet de scinder, assembler, faire pivoter des documents PDF. (La documentation est basée sur la version 3.3.2.)
Après l’installation, vous avez le choix entre plusieurs tuiles :
Sélectionnez votre fichier source, la taille à laquelle vous voulez le couper (par exemple 10 MB), l’emplacement du fichier de sortie, et cliquez sur « Exécuter ».
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Ouvrir ».
Votre explorateur de fichiers s’ouvre à l’emplacement des fichiers :
Le document a été scindé en plusieurs fichiers de 10 MB et le nom de chaque fichier est précédé du numéro de la page où le document a été coupé. Vous pouvez à présent charger les documents sans dépasser la limite de 20 MB.
Les anciens barreaux (Hasselt, Tongeren, Veurne, Ieper, Kortrijk, Brugge, Mechelen, Antwerpen, Turnhout) portent l’étiquette « inactif », mais sont toujours repris dans la vue d’ensemble de tous les barreaux.
Vous ne retrouverez pas d’avocats sous « Ordre des Avocats d’Ypres », qui a reçu l’étiquette « inactif », mais bien sous « Barreau de Flandre-Occidentale ». Vous trouverez le barreau de Flandre-Occidentale et le barreau de la Province d’Anvers dans le bas de la liste, le barreau du Limbourg au milieu de la liste. Vous pouvez faire défiler les différents barreaux de Belgique.
Une nouvelle requête se fait via le bouton « + Nouveau dépôt » dans le menu latéral gauche qui est désormais subdivisé en « Conclusion/Pièce/Lettre » ou « Acte introductif ».
Pour chaque acte introductif (requête), le numéro de rôle provisoire est créé automatiquement.
Ce problème survient lorsque l’application de lecture des documents PDF n’est pas bien intégrée à votre navigateur.
Nous vous recommandons d’utiliser Adobe Reader.
Si Adobe est déjà installé et que vous continuez à rencontrer des problèmes, vérifiez si c’est bien la dernière version d’Adobe qui est installée en réinstallant Adobe.
Les problèmes les plus courants concernent l’intégration avec le plug-in Adobe.
Procédez comme suit pour analyser les problèmes avec le plug-in Adobe :
Mettez à jour Adobe Reader : Installez la dernière version d’Adobe Reader.
Mode 32 bits : Le plug-in Adobe requiert que vous fassiez tourner Safari en mode 32 bits.
Pour être sûr que Safari démarre en mode 32 bits et que le plug-in a été correctement chargé, ouvrez Informations Programme et cliquez sur « Ouvrir en mode 32 bits ».
Doubles installations : Si vous avez installé plusieurs versions du plug-in Adobe Reader, effacez toutes les installations de plug-ins liés à Adobe et réinstallez Adobe Reader.
Ouvrez les PDF avec Adobe : Modifiez les paramètres de manière à ce que les fichiers PDF s’ouvrent avec Adobe au lieu d’« Exemple » d’Apple ou d’autres applications. Pour effectuer la modification, cliquez à droite sur un fichier PDF et consultez l’info. Choisissez « Adobe Reader » dans la liste « Ouvrir avec » et cliquez sur « Sauvegarder… ».
Si aucune des procédures ci-dessus ne résout le problème, nous vous recommandons d’utiliser Chrome ou Firefox comme navigateur.
Via la plateforme DPA, vous recevez un e-mail à chaque nouveau message dans votre account DPA-Deposit, lorsque vous avez demandé un nouveau mot de passe (uniquement pour les avocats de l’OVB) ou encore lorsque nous vous tenons informé de l’existence d’une nouvelle fonctionnalité, de modifications, de la programmation de certains évènements…
Pourtant, il peut arriver que, brusquement, vous ne receviez plus d’e-mails de notre part.
Si, après avoir demandé un nouveau mot de passe, vous n’avez toujours pas reçu d’e-mail après dix minutes, vérifiez :
La liste des greffes qui peuvent communiquer via la DPA-Jbox évolue constamment ; vous pouvez la consulter ici.
Vous trouverez sans nul doute une réponse à toutes vos questions
Votre problème n'est pas résolu? Contactez le DPA-Service Desk. Le DPA-Service Desk est joignable tous les jours ouvrables du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h.